MPC-Logo

Erfassung einer Krankenfahrt

Step für Step-Anleitung zum Erfassen von Krankenfahrten:

Beschrieben sind hier die grundlegenden Voraussetzungen sowie der Erfassungsvorgang, für Details schauen Sie bitte im Taris-Handbuch (? - Inhalt) nach.

Voraussetzungen (vor allem für den DTA):

Unter Extras - Allgemeine Parameter muss Ihre Umsatzsteuer-Nr. eingegeben sein.

Unter Extras - Parameter Abrechnung muss die Seite 3 - DTA vollständig und korrekt ausgefüllt sein.

Stammdaten - Tarife
Die Tarife-Stammdaten müssen die entsprechende Positions-Nr. enthalten.

Stammdaten - Krankenkassen
Hier muss auf Seite 2 - Abrechnungsdaten die entsprechende Datenannahmestelle für die DTA-Lieferung zugeordnet sein. Krankenkassen-Stammdaten müssen die korrekte IK-Nummer sowie die IK-Nr. des Kostenträgers enthalten. Ebenso sollte der Wartezeit-Tarif im Feld WZ-Sitzend zugeordnet werden.

Stammdaten - Patienten
Bei den Patienten sind das Geburtsdatum, die Versicherten-Nr, Status, Aufteilung und ggf. die Befreiungsdaten (Befreiungs- und Genehmigungs-Nr. = Versicherten-Nr, Befreit von - bis) einzugeben.

Stammdaten - Ärzte
Bei den Ärzten ist die Vertragsarztnummer einzugeben. Arztstammdaten müssen nicht unbedingt aufgenommen werden, für Erfassungen die per DTA abgerechnet werden sollen ist dann aber die Eingabe der Vertragsarzt-Nr. in der Erfassung zwingend.

Nun kann man in der KF-Erfassung die einzelnen Transportscheine zur Abrechnung erfassen.

Wählen Sie zuerst Neuaufnahme (Button-Klick auf das weisse Blatt in der Menue-Leiste bzw. die Funktionstaste F9.
Geben Sie in der Auswahlbox "Patient" das Suchwort des Patienten aus Ihren Patientenstammdaten ein und drücken die F3-Taste. Sie erhalten nun die gefundenen Patienten angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Patienten an und verlassen die Auswahlbox durch Betätigung der TAB-Taste. Ist der Patient noch nicht angelegt kann durch Klick auf den weissen Button (neben der Auswahlbox Patienten) in die Patienstammdate zur Neuaufnahme verzweigt werden.

Der Patient wird nun eingelesen, es werden die wichtigsten Patientendaten sowie die dem Patienten zugeordnete Krankenkasse und die zuletzt mit dem Patienten gefahrene Strecke angezeigt.

Durch Betätigung der TAB-Taste erreichen Sie die Auswahlbox Strecke. Hier können Sie zwischen den verschiedenen Fahrten die Sie mit diesem Patienten ausgeführt haben wählen - sollten Sie den Patienten bisher nicht gefahren haben bestätigen Sie die Auswahl 0 - keine o. neue Strecken ebenfalls mit der Tab-Taste.

Sie geben nun das Fahrtdatum - bei Serienfahrten (Dialyse u.ä.) das Datum der 1. Fahrt ein.

Das Unfall-Datum brauchen Sie nur im Falle eine Arbeits-Unfalls (Berufsgenossenschaft) einzugeben, in diesem Fall ist auf Seite 2 das BVG-Kennzeichen zu setzen.

In Anzahl Fahrten geben Sie die Anzahl Fahrten ein, die Sie abrechnen möchten. I.d.R. wird Seitens der Krankenkassen darauf Wert gelegt, jede Fahrt (möglichst sogar jede Hin-/Rückfahrt) einzeln aufzuführen.

In Hin-/Rückfahrt wählen Sie die Fahrtart aus.

Die Einsatzzeit können Sie eingeben, über eine Einstellung in Extras - Parameter Abrechnung können Sie einstellen ob diese auf der Rechnung gedruckt wird.

Wenn Sie diese Erfassung auch per DTA abrechnen möchten benötigen Sie für den Transportschein eine eindeutige Belegnummer, die nächst freie Belegnummer erhalten Sie durch einen Klick auf den Button "Neue BelegNr.", diese ist auf den Transportschein zu übertragen.

Als nächstes ist der für diese Fahrt gültige Tarif aus Ihren Tarif-Stammdaten auszuwählen.
Der Steuerschlüssel wird aus Ihren Tarifstammdaten vorgegeben bzw. ergibt sich aus den gefahrenen Kilometern.

Im Feld Kilometer/Fahrpreis geben Sie die Anzahl Kilometer für die einfache Fahrtstrecke ein (wird bei Fahrtart HR * 2 gerechnet).

Nach Bestätigung des Feldes durch die Tab-Taste wird Ihnen der errechnete Fahrpreis angezeigt.

Falls der Patient einen Eigenanteil zahlen muss ist dieser im Feld Eigenanteil einzugeben.
Nach Bestätigung des Feldes durch die Tab-Taste wird der errechnete Fahrpreis korrigiert.

Entsprechend dem eingegebenen Eigenanteil werden die Auswahlboxen "Art Eigenant." und "Zuzahlungskz" einmalig automatisch gesetzt.
Falls Sie Wartezeit berechnen können, können Sie im Block Wartezeit in den Feldern "von - bis" die entsprechende Uhrzeit eingeben, die Wartezeit in Minuten wird daraufhin vom System ausgerechnet und im darunterstehenden Textfeld wird ein entsprechender Text angezeigt. Der Vorgang kann für eine 2. Wartezeit wiederholt werden.

Nach Bestätigung des Feldes durch die Tab-Taste wird Ihnen der errechnete Wartezeitpreis sowie der Faktor gem. Ihren Tarifstammdaten angezeigt.

Wenn Sie das Feld "Wartezeitpreis bearbeiten" anklicken, können Sie einen Wartezeitpreis manuell eingeben, in diesem Fall erfolgt keine Berechnung mehr.

Als nächstes sollten Sie aus Ihren Arztstammdaten den Arzt auswählen, welcher den Transportschein ausgestellt hat. Ersatzweise können Sie die Vertragsarzt-Nr. in das Feld "Vertragsarzt-Nr." eingeben (nur bei DTA-Abrechnungen notwendig).

Falls Sie die Erfassung per DTA abrechnen möchten muss das Feld "DTA-Abrechnung" aktiv gesetzt werden.

Als letztes geben Sie in den Feldern Fahrtstrecke von - nach die gefahrene Fahrtstrecke ein, diese wird auf der Rechnung gedruckt. Das System schlägt Ihnen bei einer Neuaufnahme zunächst die Anschrift des Patienten sowie Anschrift oder den Namen des ausgewählten Arztes vor. Dieses können Sie akzeptieren oder überschreiben. Auf den Fahrtstreckenfeldern haben Sie über die Auswahlboxen auch Zugriff auf die unter Extras - Vorgabetexte eingegebenen Stammfahrtstrecken.

Nun müsste die Erfassung soweit vollständig sein, mit einem Klick auf das Diskettensymbol bzw. Betätigung der Enter-Taste speichern Sie diese im System. Für einen neuen Transportschein wiederholen Sie die o.a. Schritte.

Wenn das Feld "DTA-Abrechnung" aktiv gesetzt wurde werden beim Speichern einer Erfassung die angesprochenen Stammdaten auf Vollständigkeit überprüft. Falls Sie hier eine Fehlermeldung erhalten gehen Sie in die entsprechende Stammdate (Klick auf den weissen Button neben der Auswahlbox "Patient" bzw. "Krankenkasse") und korrigieren die Stammdate entsprechend.

Die zuletzt gespeicherte Erfassung ist immer im Zugriff des Systems.

Zur Vereinfachung weiterer Erfassungen gibt es noch folgende Möglichkeiten:

1. Sie haben auf einem Transportschein noch mehrere identische Fahrten:

Klicken Sie auf den Button Serienerfassung, es öffnet sich ein Kalender. Stellen Sie im Kalender ggf. den gewünschten Monat ein und klicken Sie die übrigen Fahrttage an. Die angeklickten Fahrten werden in rot dargestellt, wenn Sie einen Tag 2 x anklicken wird dieser blau dargestellt. Bei blau eingestellten Tagen wird ein in der 1. Erfassung eingegebener Eigenanteil übernommen. Ein 3. Klick hebt ggf. einen ausgewählten Tag wieder auf. Fahrttage können auch über mehrere Monate angeklickt werden. Nachdem Sie alle Fahrttage markiert haben schließen Sie den Kalender. Bestätigen Sie die anschließende Abfrage "Sollen die Fahrten an den ausgewählten Tagen generiert werden?" mit JA. Das System generiert nun automatisch die einzelnen Erfassungen an den ausgewählten Tagen. Nach Fertigstellung erhalten Sie die Meldung "Fahrten erfolgreich generiert."

2. Sie haben weitere Fahrten des gleichen Patienten die sich aber unterscheiden (Fahrtstrecke, Wartezeit usw.): Klicken Sie auf Neuaufnahme und anschließend auf den Button "Gleiche Fahrt"(neben der Fahrtstreckenauswahlbox). Das System übernimmt nun die zuletzt gespeicherte Erfassung. Sie können die Werte nun ändern (anderes Fahrtdatum, Tarif, Strecke usw.) und die Erfassung speichern.

Wenn Sie alle Fahrten aller Patienten eingegeben haben können Sie den Rechnungsdruck starten.
Gehen Sie dazu unter Drucken - Rechnungswesen - Rechnungen Krankenfahrten.

Die einzigen Eingaben die von Ihnen hier gemacht werden sollten wären die Felder "bis zu Tag" (Erfassungen mit Fahrtdatum > die eingegebenen werden nicht ausgedruckt) und das Belegdatum (= Rechnungsdatum).

Ein Klick auf den Button "Neue Belege" generiert Ihre Rechnungen, diese werden in einer Druckvorschau angezeigt. Ein Klick auf das Druckersymbol in der Druckvorschau sendet die Rechnungen an den Drucker.

Nach erfolgreichem Rechnungsdruck (die Papierrechnung ist z.Zt. immer noch die Grundlage für Ihre Abrechnung mit den Krankenkassen) können Sie die gedruckten Rechnungen per Email an die jeweilige Annahmestelle übermitteln.

Gehen Sie dazu unter "Datenträgeraustausch - DTA-Erstellen".

In der "Auswahl Rechnungsübernahme" werden Ihre gedruckten DTA-Rechnungen angezeigt, die bisher noch nicht übermittelt wurden. Ein Klick auf den Button "Übernahme starten" übernimmt diese in die entsprechende DTA-Abrechnung. Nach der Bestätigung "Rechnungen erfolgreich in DTA übernommen" wählen Sie in der "Auswahl DTA-Erstellung" die gewünschte Datenannahmestelle gem. Ihren Stammdaten Datenannahmestellen aus. In den Feldern "von - bis Rechnung" werden Ihnen die zur ausgewählten Annahmestelle zugehörenden Rechnungen angezeigt.

Klicken Sie nun auf den Button "DTA-Erstellung starten" und bestätigen die anschließende Abfrage mit "JA". Nun wird für die ausgewählte Annahmestelle die Dta-Datei erstellt und in dem in den Parametern Abrechnung festgelegten Übergabeordner (i.d.R: C:\DakotaLE\Tp5Daten) abgelegt. Bei Bestätigung der Abfrage "DTA-Kopieren" wird die erzeugte Datei in dem Unterordner der entsprechenden Annahmestelle abgelegt, die Verschlüsselungssoftware DakotaLE wird gestartet und der DTA an die entsprechende Annahmestelle übertragen, Ggf. Erhalten Sie vorher noch eine Meldung "Ein Programm versucht auf Ihre Email zuzugreifen - Wollen Sie das zulsassen?", diese Meldung muss natürlich mit "JA" bestätigt werden.

Wenn Sie im DakotaLE die Versandart "Standard-Email-Programm" aktiviert haben können Sie in Ihrem Email-Programm überprüfen ob im Postausgang bzw. unter "gesendete Objekte" eine aktuelle Email an die entsprechende Datenannahmestelle vorhanden ist, ansonsten müssten Sie eine Empfangsbestätigung der entsprechenden Datenannahmestelle (per Email) abwarten.